Phần lớn hướng dẫn "tiếng Anh công sở" ném cho bạn một bức tường mẫu câu và để bạn tự đoán cái nào nên dùng. Vấn đề thật sự không phải nhớ mẫu câu — mà là khớp register với tình huống. Một câu hoàn hảo trong tin Slack có thể nghe cứng ngắc trong thuyết trình, và cùng câu đó dán vào email khách hàng đầu tiên sẽ nghe cộc lốc trong chat với đồng đội.
Hướng dẫn này đưa cho bạn các mẫu câu tần suất cao trong năm kịch bản công việc — họp, email, gọi điện, small talk, thuyết trình — phân loại theo register để bạn biết chính xác cần rút ra cái nào. Mỗi mục đều có bài kiểm tra tích hợp.
Tiếng Anh chuyên nghiệp thực sự hoạt động thế nào
Không có một "register chuyên nghiệp" duy nhất. Có ba, và người bản ngữ liên tục chuyển qua lại:
| Register | Khi nào dùng | Ví dụ |
|---|---|---|
| Trang trọng | Lần đầu liên hệ, khách bên ngoài, escalation văn bản, thuyết trình cho lãnh đạo | "I would like to follow up on..." |
| Trung tính | Phần lớn giao tiếp nội bộ — họp, email nhóm, cập nhật trạng thái | "I wanted to follow up on..." |
| Thân mật | Slack với đồng nghiệp thân, trò chuyện hành lang, 1:1 ngang hàng | "Just following up on..." |
Cái bẫy mà hầu hết học viên B1 mắc là dùng trang trọng ở mọi nơi. Nghe như sách giáo khoa được dịch. Đồng nghiệp bản ngữ đọc thành lạnh lùng hoặc xa cách.
Quy tắc: phản chiếu register bạn nhận được. Nếu đồng nghiệp viết "Quick q — can you send that file?", trả lời ở cùng cấp. Đừng leo thang lên "Dear Colleague, In response to your inquiry..."
Trong họp: đóng góp, đồng ý, không đồng ý, chen vào
Bốn động tác bạn sẽ làm trong 90% các cuộc họp.
Nêu quan điểm (không lấn át)
Ghép các cặp
Đồng ý — có trọng lượng
"I agree" dùng được nhưng nhạt. Để nghe như bạn thật sự đã suy nghĩ:
- "That's a good point — I'd add that..."
- "Exactly, and the other piece is..."
- "I think you're right, especially because..."
Không đồng ý — lịch sự nhưng rõ ràng
Đây là chỗ người B1 hay tắc nhất. Mẹo là làm dịu sự bất đồng, không làm dịu nội dung:
Tuyệt đối đừng bắt đầu bằng "No" hay "You're wrong." Ngay cả người bản ngữ cũng không làm vậy.
Chen vào (không thô lỗ)
Sorry to jump in, là câu mở đầu vạn năng. Biến thể:
- "If I could just add something quickly..."
- "Quick clarification — ..."
- "Just to build on that..."
Trong email: mở, yêu cầu, follow-up, kết
Email là mặt phẳng tần suất cao nhất của tiếng Anh công sở. Nắm bốn khối là phủ được 95% trường hợp.
Mở đầu (thay "Dear Sir/Madam")
| Tình huống | Dùng |
|---|---|
| Người bạn chưa từng gặp (trang trọng) | "Hello [Name]," hoặc "Dear [Name]," |
| Đồng nghiệp nội bộ | "Hi [Name]," |
| Trả lời nhanh trong một thread | (không chào — vào thẳng câu trả lời) |
"Dear Sir/Madam" nghe lỗi thời và phi cá nhân vào năm 2026 — dùng tên bất cứ khi nào bạn tìm được.
Đưa ra yêu cầu
Cấu trúc câu hỏi lịch sự mà người bản ngữ thật sự dùng:
- "Could you send me the report by Friday?" (trung tính — mặc định hoàn hảo)
- "Would you be able to send..." (hơi trang trọng hơn)
- "Can you send..." (thân mật — ổn với đồng nghiệp thân)
Thử: điền vào câu mở đầu lịch sự.
kindly forward the deck to the design team by Thursday?
Lưu ý: present perfect thường là thì đúng cho email kiểu "tôi đã làm X, giờ đến lượt bạn". Xem present perfect vs past simple để hiểu vì sao "I have attached the file" thắng "I attached the file" ở dòng mở đầu.
Follow-up
Email follow-up là một nghệ thuật riêng. Đồng nghiệp bản ngữ kỳ vọng một yêu cầu rõ ràng, không phải lời trách móc trá hình:
- "Just following up on my note from Monday — any update?"
- "Wanted to circle back on this before EOW."
- "Bumping this in case it got buried."
Tránh "I am still waiting for your response" — nghe thụ động-gây hấn trong tiếng Anh, dù trong tiếng mẹ đẻ của bạn là trung tính.
Câu kết
Ghép các cặp
Trong cuộc gọi: bắt đầu, làm rõ, kết thúc
Điện thoại và video call gom ba vấn đề vào một: không thấy ngôn ngữ cơ thể, không đọc lại được, không tạm dừng được. Học thuộc các câu mở và kết để dành sự chú ý cho nội dung.
Bắt đầu
- "Hi, this is [Name] from [Company] — is this a good time?"
- "Thanks for jumping on. Just to set context — ..."
- "Can everyone hear me okay?"
Làm rõ — khi bạn không bắt kịp
Đây là kỹ năng hữu ích nhất trong gọi điện. Đừng giả vờ đã hiểu. Người bản ngữ dùng những câu này liên tục:
- "Sorry, could you repeat that?"
- "Just to make sure I follow — you're saying...?"
- "Could you spell that for me?"
- "Sorry, my line cut out for a second."
Could you repeat that? — luyện ngữ điệu đi xuống; đây là yêu cầu lịch sự, không phải câu hỏi bối rối.
Kết thúc
- "Great, I think we've got what we need. Anything else?"
- "Thanks, let me circle back with the team and follow up by [day]."
- "Talk soon."
Trong small talk: mở đầu và rút lui chuyên nghiệp
Small talk ở công sở ngắn. Nó là cái bắt tay bằng lời, không phải hội thoại. Lỗi B1 lớn nhất là coi "How's your week going?" như câu hỏi thật. (Xem cách trả lời "How are you?" cho quy tắc văn hóa đằng sau.)
Câu mở an toàn
- "How's your week going?"
- "Did you have a good weekend?"
- "Any plans for the long weekend?"
- "How's the project going?" (sát với công việc, rủi ro thấp)
Câu trả lời an toàn
- "Pretty good, thanks — yours?"
- "Busy but good. You?"
- "Can't complain. How about you?"
Rút lui có duyên
Cái này cần hơn câu mở. Học một câu và dùng mỗi lần:
- "Anyway, I should let you get back to it — good to chat."
- "I'll let you go. Catch you later."
- "I have a call in five — let's pick this up later."
Trong thuyết trình: mở, chuyển ý, xử lý câu hỏi
Mẫu câu thuyết trình là khuôn mẫu nhất trong năm kịch bản — tin tốt. Học mỗi loại một câu là sẵn sàng.
Mở đầu
- "Thanks everyone for joining. Today I'll walk you through..."
- "Quick agenda: three things — first..., second..., and finally..."
Chuyển ý
- "Moving on to..."
- "That brings me to..."
- "Building on that — ..."
Xử lý câu hỏi
Khi không biết câu trả lời:
- "That's a great question — I'll need to check and get back to you."
Khi câu hỏi mang tính thù địch:
- "I hear that concern. Let me address it head-on — ..."
Khi không hiểu:
- "Could you rephrase that for me?"
Kiểm tra nhanh: chọn đúng register
Bạn nhận tin Slack này từ một đồng nghiệp cấp cao bạn chưa thân:
"Hey, quick one — can you share the Q2 numbers by EOD?"
Câu trả lời nào tốt nhất?
Đi tiếp từ đây
Mẫu câu khởi động bạn. Sự trôi chảy thật sự đến từ luyện chúng trong kịch bản đến khi bạn ngừng dịch trong đầu. Nếu việc đổi register ở trên thấy như công việc, đó là vòng lặp dịch trong đầu của bạn — cách sửa sâu hơn ở cách ngừng dịch trong đầu.
Khi bạn sẵn sàng luyện trong thực hành có cấu trúc — với phản hồi về giọng email, chen ngang trong họp và mở đầu cuộc gọi — chương trình Business English dẫn bạn qua từng kịch bản với role-play và luyện hội thoại với AI.